Webディレクターは、Web制作プロジェクトにおける「舵取り役」です。
制作チームやクライアントと連携し、プロジェクトを円滑に進めるために、日々さまざまな打ち合わせを行うことになります。
Webディレクターにとって、打ち合わせを効率的に進行するスキルは非常に重要だと考えます。
無計画に進めてしまうと、打ち合わせが長時間に及び、結論が出ないまま終わってしまうこともあります。
打ち合わせはプロジェクト全体の進捗に大きく影響するため、スムーズに進めるための準備や進行の工夫が不可欠です。
今回は、打ち合わせを効率的に進めるためのポイントについてまとめます。
打ち合わせの事前準備が成功の鍵
打ち合わせを成功させるためには、事前準備が最も重要な要素です。
事前の準備が不十分だと、時間がかかるだけでなく、進行が混乱し、結局決定が先延ばしになってしまうことが多々あります。
以下の要点を押さえて準備を進めることが大切です。
明確なアジェンダを作成する
打ち合わせに参加するメンバー全員が、会議の目的や議題を事前に把握していることが理想です。
アジェンダ（議題表）を事前に共有することで、参加者が適切な準備をして臨むことができます。
アジェンダには、以下の項目を含めると効果的です。
- 進捗報告：制作の進行状況や問題点を報告する
- 意思決定事項：クライアントに決めてもらう必要がある事項
- 今後の課題：次のステップに進むための準備やタスク
アジェンダが事前に配布されることで、各メンバーが打ち合わせ中に考え込む時間を減らし、効率的な会議進行につながります。
ゴールの設定と共有：目的を明確にする重要性
打ち合わせの最も大事な要素は、「この打ち合わせのゴールは何か」を明確にすることです。
目的が曖昧だと、話が脱線しやすく、重要な結論にたどり着くことが難しくなります。
例えば、「デザイン案を確定すること」や「次のステップのタスク分担を決めること」など、具体的なゴールを明確に伝えることが必要です。
ゴールを設定し、事前に共有しておくことで、参加者全員がそのゴールに向かって話を進められます。
出席者の選定：適切な人を集める
打ち合わせには、適切なメンバーを選ぶことも重要です。
関係者が全員出席していないと、重要な決定ができず、再度会議を開く羽目になってしまいます。
特にクライアント側では、プロジェクトに関わるすべての部署から代表者が参加しているか確認することが必要です。
出席者が多すぎると話がまとまらないことがありますが、最低限のメンバーが揃わなければ、意思決定が進まなくなります。
バランスが大事です。
資料や参考情報の準備
打ち合わせでは、必要な資料や参考情報を準備しておくことが大切です。
クライアントやチームメンバーが判断するためには、十分な情報が必要です。
例えば、デザイン案や進捗報告の詳細を、事前に資料として配布しておくことで、打ち合わせ中に確認する時間を短縮できます。
効率的な打ち合わせの進行方法
事前準備をしっかり行ったとしても、進行がうまくいかなければ打ち合わせは長引いてしまいます。
効率的な進行にはいくつかのポイントがあります。
時間管理のポイント：1.5時間ルール
打ち合わせは、1回あたり1.5時間以内に収めることが推奨されます。
長時間の打ち合わせは、集中力が切れやすく、生産性が低下します。
特に2時間を超えると、参加者全員の注意が散漫になり、結論が出ないまま時間だけが過ぎてしまう可能性が高いです。
そのため、1.5時間を目安に区切りをつけ、議題が多い場合は打ち合わせの頻度を上げるように調整します。
話し合いをスムーズに進めるファシリテーション
Webディレクターは、打ち合わせのファシリテーター（進行役）として、議題が脱線しないように注意する必要があります。
例えば、クライアントが細かいディテールにこだわりすぎて議論が長引く場合、その内容が本日のゴールに直結しているかを確認し、必要であれば別の会議やタイミングに話を移すことが重要です。
また、参加者全員が発言しやすい環境を作ることもファシリテーターの役割です。
意見が少ない場合は、適切な質問を投げかけて、議論を活発に進めましょう。
課題と同意事項の切り分け
打ち合わせでは、「報告」と「意思決定」が混在することが多いです。
進捗報告は基本的に事実の確認作業であり、そこで時間をかけすぎる必要はありません。
一方で、意思決定事項については、チームやクライアントとの合意が求められるため、慎重に進める必要があります。
報告事項が終わったら、決定が必要な事項に話を移すことで、会議全体のメリハリをつけることができます。
その場で決まらない問題の対処方法
クライアント側が即答できないケースも少なくありません。
そのような場合、打ち合わせで結論を引き出そうとするのではなく、「持ち帰りの課題」として次回までに検討してもらうのが賢明です。
決定事項が曖昧なままだと、会議がだらだらと長引き、結局解決に至らないことが多くなります。
次回までに決定してもらうための「期限」と「責任者」を明確にしておくことで、次のステップへスムーズに進むことが可能です。
打ち合わせの後処理
打ち合わせが終了したら、その後の対応もプロジェクト進行において重要なステップです。
ここでの対応がしっかりしていないと、せっかくの打ち合わせが無駄になってしまいます。
結果のまとめ方：議事録とアクションアイテム
打ち合わせの内容は、すぐに議事録としてまとめ、参加者全員に共有することが重要です。
議事録には、以下の情報を含めるようにします。
- 会議の内容と議論された要点
- 決定事項
- 次回までのアクションアイテム（誰が、いつまでに何をするか）
この情報をすぐにまとめて共有することで、各メンバーが次のステップに向けた準備を進めやすくなります。
次回の打ち合わせに向けたフォローアップ
会議後も、アクションアイテムの進捗を確認するフォローアップが必要です。
次回の打ち合わせに向けての準備を怠らないことで、会議が途切れることなく進行します。
進捗の確認や課題の再確認などを行い、問題があれば早期に対処します。
進捗管理と確認
打ち合わせの内容を元に、プロジェクト全体の進捗をしっかり管理することが求められます。
進捗が遅れている部分や、新たな問題が発生した場合には、打ち合わせを設定し、再度チーム全体で調整を行う必要があります。
新人Webディレクターにとって、打ち合わせの進行は非常に重要なスキルだと考えています。
適切な準備と進行、そしてその後のフォローアップをしっかり行うことで、プロジェクトが円滑に進み、結果的にクライアントやチームからの信頼も得られると思います。
参考記事
・https://www.itra.co.jp/webmedia/meeting_point.html
・https://baigie.me/nippo/2024/05/01/mtg-principle_motoyama/