Web会議を成功に導く！今さら聞けないファシリテーションスキル

Web会議が普及する中、会議の進行をスムーズに行い、成果を引き出すスキルとして注目されているのが「ファシリテーション」です。

「ただの司会役」と誤解されがちなこの役割ですが、実際には、議論を活性化し合意形成を導く重要な存在です。
今回はファシリテーションの基本から、具体的な実践方法についてまとめます。

ファシリテーションとは何か？

ファシリテーションの定義

ファシリテーションとは、会議やミーティングの進行役として、目標達成のために参加者の意見を引き出し、場をコントロールすることです。
単なる「司会」ではなく、成果を最大化する役割を担います。

ファシリテーターに求められること

• 問いかけの工夫：議論を活性化する質問を投げかける。
• 場作り：参加者が意見を出しやすい雰囲気を作る。
• 意見の整理：抽象的な議論を具体化し、方向性を示す。

ファシリテーションが重要視される理由

現代のビジネスにおいて、ファシリテーションが必要とされる背景には以下の3つがあります。

• 課題解決の複雑化
  • 技術革新や市場変化が速く、問題解決に多角的な視点が必要。
  • ファシリテーターが議論を整理することで、課題解決のスピードアップが可能。
    
• 価値観の多様化
  • 様々なバックグラウンドを持つ参加者の意見をまとめる力が求められる。
  • 対立する意見の調整や共通点の見出しが重要。
    
• オンラインシフト
  • Web会議では、非対面でのコミュニケーションに特有の課題がある。
  • ファシリテーターの役割が、議論をスムーズに進行する鍵となる。

ファシリテーターに求められるスキル

ファシリテーターが効果的に役割を果たすためには、以下のスキルが重要だと言われています。

• 具体と抽象を行き来する能力
  • 抽象的な議論を具体化し、実現可能なアイデアに結びつける。
    
• 効果的な問いかけ
  • 質問の例：
    • シンプルな問い：「今回の目的は何ですか？」
    • 探求的な問い：「この問題を解決する理由は何でしょうか？」
  • 状況に応じた質問で、議論の深度をコントロールする。
    
• 場の空気作り
  • アイデアや意見を否定せず、ポジティブに受け止める。
  • 自由な発言を促す雰囲気を作る。
    
• 合意形成能力
  • 対立する意見を調整し、全員が納得できる形に導く。
  • ゴールや共通点を明確にして議論を前進させる。

効果的なファシリテーションのステップ

Web会議でファシリテーションを効果的に行うためには、以下のステップに沿って行うことが重要だと言われています。

ミーティング前の準備

• 目的：会議を行う理由を明確にする。
• ゴール：会議で達成すべきことを設定する。
• アジェンダ：議論の流れを事前に共有する。
• 資料とツールの準備：参加者がスムーズに参加できる環境を整える。

ミーティング中の進め方

• 目的と進行手順の共有：会議の冒頭で目的、ゴール、進行手順を説明。
• 意見交換の促進：問いを投げかけ、参加者の意見を引き出す。
• 意見の整理と合意形成：集まった意見を要約し、議論の方向性を提示。
• アクションプランの決定：具体的な役割分担と次回会議の内容を設定。

ミーティング後の事後対応

• 議事録の共有：結論やアクションプランを迅速に参加者へ配布。
• フォローアップ：進捗状況を確認し、次のステップに備える。

ファシリテーションは、会議を成功させるために欠かせないスキルです。
特にWeb会議では、場の空気作りや効果的な問いかけが大きな成果を生み出します。
ファシリテーションスキルを日常的に実践することが、スキルの向上に重要だと考えています。

参考記事
・https://giginc.co.jp/blog/giglab/facilitation