近年、働き方改革やDX（デジタルトランスフォーメーション）が叫ばれる中で、業務効率化を目的としたさまざまな技術が注目を集めています。その中でも、特に注目されているのが「RPA（Robotic Process Automation）」です。
今回はこのRPAについてまとめます。
RPAとは何か？
RPAとは「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略で、パソコン上で人が行う定型業務をロボットが代行して自動化する技術を指します。
たとえば、請求書のデータをシステムに入力したり、顧客情報をExcelに整理したりする作業を、ソフトウェアロボットが人間に代わって正確に行います。
RPAは従来のプログラムと異なり、専門的なコードを書く必要がなく、直感的な操作でロボットを作成できるため、ITスキルが高くない人でも導入しやすいという特徴があります。
そのため、企業規模を問わず幅広い業界で導入が進んでいます。
RPAはどのように使われるのか？
たとえば、RPAは次のような場面で活用されています。
- 毎月の経費精算処理を自動化し、担当者の手間を削減する。
- 顧客からの問い合わせメールに対して、定型文を自動返信する。
- システムから必要なデータを抽出し、レポートを作成する。
これらの作業は単純で繰り返しが多く、時間と労力を必要とします。
しかしRPAを導入することで、これらのタスクを自動化し、ミスなく迅速に処理できるようになります。
その結果、担当者はより付加価値の高い業務に集中できるようになると考えいます。
RPAの仕組みと特徴
RPAの動作原理とは？
RPAの基本的な仕組みは、人間が行う作業手順を記録し、その手順をソフトウェアロボットに実行させるというものです。
具体的には以下のプロセスで動作します。
- 作業の記録
RPAは、ユーザーが行う操作（マウスのクリックやキーボード入力）を記録します。 - シナリオの設定
記録した作業内容をもとに、条件分岐やエラーハンドリングなどの細かな設定を加えます。 - 自動実行
設定が完了したら、RPAロボットがそのシナリオに基づいて作業を自動的に実行します。
これにより、人間が直接作業に関わる必要がなくなり、大幅な時間短縮やミス防止につながると言われています。
RPAの主な活用事例
- 製造業：在庫管理や発注処理の自動化により、管理コストを削減。
- 金融業：データ入力や帳票作成の効率化を実現。
- 医療業界：診療記録整理や保険請求の処理時間を短縮。
RPA導入のメリットとデメリット
メリット
1. 業務効率化とコスト削減
RPAは、繰り返し発生する単純作業を自動化することで、作業時間を大幅に短縮します。
たとえば、データ入力やレポート作成などの業務を自動化することで、人件費や残業代の削減につながります。
また、人的ミスを減らすことで、修正作業にかかる手間やコストも抑えることができます。
2. 24時間稼働で業務の自動処理が可能
RPAは人間とは異なり、休憩や休日を必要としません。
そのため、業務を24時間365日稼働させることが可能です。
たとえば、夜間にデータ処理を自動化することで、翌朝には作業結果が整っているなど、時間の有効活用が実現します。
3. 業務の標準化とミスの削減
業務手順をシステム化することで、業務フローが統一されます。
人によって処理方法が異なることによるばらつきを防ぎ、結果的に作業品質の向上につながります。
また、ルールに従った作業をロボットが行うため、手作業によるミスをほぼゼロにすることができます。
デメリット
1. 導入コストや保守費用が発生する
RPAツールのライセンス料や初期設定費用、保守費用が発生します。
特に小規模な企業では、このコストが負担になる場合があります。
また、シナリオの変更やメンテナンスに対応するため、運用担当者の確保や外部サポートの契約が必要になるケースもあります。
2. 頻繁にルールが変更される業務には不向き
RPAは事前に設定されたルールに基づいて動作します。
そのため、頻繁にルールや作業手順が変更される業務では、都度設定を見直す必要があり、かえって手間やコストが増える可能性があります。
安定したプロセスを持つ業務に適している点を理解して導入することが重要です。
3. 高度な判断を伴う作業は苦手
RPAはルールベースで処理を実行するため、データ分析や意思決定などの高度な判断を必要とする業務には対応できません。
このような業務ではAIや人間の判断が必要となります。
AIとRPAを連携させることで補完する方法もありますが、その場合はさらなる費用やシステム構築が必要になります。
RPAは、現代のビジネスにおいて欠かせない自動化ツールです。今後はAIとの連携により、より高度で柔軟な業務自動化が期待されています。
RPAは単なる業務効率化ツールにとどまらず、働き方改革や生産性向上を支える存在として重要な役割を果たすと考えています。